Schéma et présentation des documents juridiques lors d'une relation MOA/MOE

Schéma de la circulation et contenu des différents documents juridiques dans une relation MOA/MOE

Voici une présentation des différents documents circulant entre un client, le maître d'ouvrage (MOA) et un prestataire, le maître d'œuvre (MOE) dans un projet et une relation commerciale  Ces document sont indispensables pour le bon déroulement d'un projet. Ce sont des éléments juridiques et des outils de communication dans un projet.

Client (MOA) Prestataire (MOE)

1°) Le cahier des charges pour définir les besoins. Le cahier des charges pose le problème.

2°) L'appel d'offres  

Il contient les besoins, le budget, les spécifications fonctionnelles, les dates de réponse à l'appel d'offres et la date de livraison du projet avec le règlement de consultation (RC). Le règlement de consultation décrit les caractéristiques, les besoins d’un marché et précise les conditions d’envoi et de jugement des offres et les critères de sélection. Sans oublier le cahier des clauses techniques particulières (C.C.T.P.) Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) est un document contractuel rassemblant les clauses techniques précises du marché ou du projet.

3°) Le dossier de recommandation ou de proposition

Il contient la proposition du prestataire, c'est la réponse au problème défini dans le cahier des charges. On inclut le devis, l'organisation générale du projet, le planning général et les solutions techniques proposées

4°) Le rapport d'analyse des offres (RAO) 

C' est l'évaluation des dossiers de recommandation selon la grilles de sélection. Ce rapport est envoyé à l'ensemble des entreprises ayant déposées un dossier de proposition. Après réception du RAO et dans certains cas, il peut être présenté une contre-proposition des entreprises ayant été écartées.

5)° Le contrat.  

La rédaction du contrat est réalisée généralement par le service juridique des entreprises. C'est un document juridique dans lequel est inclus les limites et le contenu du projet, le budget final, le planning, l'organisation, les pénalités de retard et les clauses de confidentialité.

6°) Le devis. 

 Il peut-être ajusté en fonction de modifications ou d'ajouts éventuels demandés par le client.

7°) Le bon de commande.  

Document écrit et chiffré finalisant la transaction commerciale, contenant les grands lignes du projet.

8°) Facture d’acompte. 

Le prestataire demande un acompte au client pour couvrir en partie le coût de fabrication de la demande: frais de fonctionnement, masses salariales, charges, etc

9°) Le règlement facture acompte. 

Le service comptabilité du MOA règle la demande.

10°) Cahier des charges interne pour le lancement du projet. 
Mise en place des dates des étapes du projet pour le développement du projet. Convention de nommage. Création des outils de communication par le chef de projet MOE: CRR, diagramme de Gantt, etc. Test utilisateurs. Écriture du carnet de liaison, manuel d'utilisation des éléments du projet.

11°) La validation des recettes. 

Les chefs de projet client (MAO) et MOE (prestataire) se rencontrent pour vérifier et valider la conformité du projet en fonction des attentes formulées dans le cahier des charges et l'appel d'offres: fonctionnelle, utilisateur, technique.

11 bis) Avenant au contrat

 Rédaction de clauses additionnelles par rapport au contrat initial comprenant de nouvelles fonctionnalités, la production de nouveaux produits, etc. Généralement rédaction de devis additionnels e et complémentaires.  C'est un document juridique actant les modifications avec accord des parties liées.

12°) La réception des travaux – BAT (bon à tirer).

 Le client  vérifie la conformité du projet et valide la diffusion de ce dernier: vente, mise en ligne du site Internet,...

13°) Facture finale.

Le MOE rédige la facture finale pour se faire payer de sa prestation et ses services rendus.

14°) Le règlement final. 

Après vérification de la réception des travaux, le service comptabilité du MOA règle la demande.

15°) Le bilan de production. 

Le chef de projet MOE réalise avec les différents pôles du projet un bilan technique et financier du projet.

Schéma de la circulation des documents dans une relation MOA/MOE